Una de las tareas más comunes que tiene cualquier líder, jefe o responsable de área, es la de solicitar plazos para la realización de tareas.
Es otra de esas disciplinas que no nos enseñan en la escuela o la universidad, pero forma parte del día a día de cualquier persona. Saber expresarse, saber comunicar que es lo que pretendemos es algo básico, y quizás por ello no le prestamos mucha atención, y lo damos por hecho.
A continuación relato cuatro claves que funcionan a la hora de encomendar una tarea y pedir plazos a una persona.
1.- Exponer el porqué y el para qué.
Este es un punto obvio, por ello la mayoría de las veces no lo nombramos, es más lo damos por hecho, como si nuestros colaboradores deberían leer nuestro pensamiento.
Exponer el porqué de una tarea es importante, si bien en función de la índole de la misma nuestra exposición será más o menos profunda, pero tiene que existir.
El para qué es lo que mueve el mundo, es lo que dará énfasis a nuestro planteamiento. En este punto no quiero ser pragmático, muchos de nosotros creeremos que el porqué y el para qué, son lo mismo, lo que trato de plantear es que el porqué nos dirá la causa, por lo que hacemos algo, el para qué nos dará el propósito, el beneficio.
2.- Da un plazo para que te den un plazo.
Nos gusta que nos contesten de inmediato, pero dependiendo del tipo de tarea se hace necesario un análisis, pensar un poco en ello. La persona a la que ya le hemos expuesto la tarea, con sus causas y su propósito, necesita hacer estos suyos para poder valorar el tiempo que le llevará completar la tarea.
Vamos a dar un plazo en función de la tarea, para que nos digan cuando estará terminada, estamos dejando al ejecutor la autonomía necesaria, pero no seamos ingratos, si hay fechas límite tenemos que informar. No sería muy coherente darle plazo a alguien para luego imponerle el marcado por nosotros, se trata de dar toda la información de que disponemos y si existen fechas límite buscar un consenso.
3.- Empatía sí, pero también concisión.
Tenemos que tener la suficiente empatía para entender las razones acerca de los comentarios, reticencias o quejas, sobre las tareas que encomendamos a otros, de forma que sepamos regular los tiempos, siempre que el resultado final sea el que nosotros queremos.
La eficacia es genial, pero nosotros buscamos además la eficiencia, así que además de escuchar, hay que preguntar los detalles que consideremos importantes, buscando la máxima concisión en los planteamientos que nos hagan.
4.- Asegúrate de que te has hecho entender, y que ha sido bien recibido.
Es fundamental que cerremos el círculo, es necesario recoger el “feed back” de nuestra petición.
Para ello vamos a preguntar, vamos a escuchar, sabiendo mantener las pausas que sean necesarias, recogiendo los mensajes que nos envíen, si en nuestro planteamiento hicimos bien la exposición inicial no deberíamos tener problemas, si no es así, hay que volver sobre el porqué y el para qué.
Si somos capaces de abrir este canal de comunicación vamos a saber si nuestra petición es bien recibida o no, tanto en los plazos como en la tarea en sí.
Una tarea encomendada de forma correcta, recibida tendrá un desempeño mucho mejor, es decir se acabará en el plazo determinado, y su resultado será mucho más eficiente que una orden.
Conclusión.
Saber encomendar una tarea y poner plazos no es difícil, pero el día a día, las prisas, las urgencias, hacen que nuestro foco se reduzca mucho, de forma que no tenemos en cuenta los pasos anteriores, funcionando como personajes auto dirigidos, sin valorar las funciones, las prioridades o los intereses de nuestros colaboradores.
Si nos lo proponemos, estos sencillos pasos nos van ayudar a mejorar la comunicación, y mejorar la eficiencia en la ejecución de las tareas que encomendemos.
Y tú, ¿cómo te enfrentas a la solicitud de plazos para una tarea?